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剖析管理中有效控制的特征

2018年01月04日 浏览:334 评论:0

(一)准确性和客观性
一个控制系统如不能提供准确的信息,就会导致管理者在应该采取行动的时候,而没有采取行动;或者在根本没有出现问题的时候,而采取行动,导致控制失效。
另外,在管理中难免会有许多主观因素,管理者不能只凭个人的主观经验或直觉进行判断,而应该采取科学的方法,要尊重客观事实。
(二)适应性
它是指控制应当与计划和工作特点以及主管人员的具体情况相适应,比如:要有针对性地收集信息,要使主管人员理解信息的内容,使系统便于使用等等。
(三)及时性
它是指能够及时发现偏差,纠正偏差。控制不但要准确而且要及时,再好的信息如果过时了,也是毫无用处的。要避免时滞,使控制失去应有的效果,要估计未来可能发生的变化,使纠正措施的安排具有一定的预见性。最理想的控制应该是在偏差未出现之前,能够预计偏差的产生,做到防患于未然。
(四)灵活性或弹性
它是指控制工作即使在面临计划发生变动、出现了未能预见到的情况 或计划失败的情况下,也能发挥作用。控制系统本身应当具有足够的灵活性以适应各种不同的变化,持续地发挥作用,与计划一同变动;不能把控制工作过于死板地同计划拧在一起,以免在整个计划失策或发生突然变动时控制也跟着失控。或者说,控制必须有弹性。比如企业的预算工作、滚动计划、应变计划等等都体现了控制的弹性原则。
(五)经济性
控制系统的运行从经济角度看必须是合理的,任何控制系统产生的效益都要与其成本进行比较。要精心选择控制点,降低控制的各种耗费,改进控制方法和手段,防止在无效控制上花费精力和财力用尽可能少的成本取得所期望的效果。要重视选择关键性问题和注意对例外出现的偏差进行控制。因此,经济性原则也称关键控制点原则和例外情况原则。
(六)匹配性
任何控制或技术都必须适合组织气氛才能奏效。例如,在员工自由度较大,对管理的参与程度较深的组织中,严格监视型的控制系统将不受欢迎,也很难成功。
(七)指示性
有效的控制系统不仅可以指出偏差的产生,而且还必须指出偏差发生在哪一个确切位置,谁应该对偏差负责,并建议如何纠正这种偏差。
(八)理解性
任何控制系统对所涉及到的员工来说都必须是可以理解的。
(九)标准的合理性与多重性
控制的标准应是富有挑战性,经过努力可以达到的合理标准;标准过高或过低,都还会起到激励作用。另外,控制应采取多重标准,多重标准比单一标准更难把握,可以防止工作中出现做表面文章的现象,多重标准能够更准确地衡量实际工作。
(十)重点与例外相结合
控制要突出重点,在控制过程中不可能面面俱到,找出最能反映体现成果的关键因素控制;有些偏差无关紧要,有些偏差却意义重大;另外,控制工作要着重于计划实施中的例外情况,可使管理者集中精力解决问题,将其工作集中在需要注意和应该注意的问题上;在对例外的重视程度上,不仅依大小而定,要考虑实际情况;同时例外与重点要结合起来,即控制要注意关键点上的例外情况。

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